Manejar una empresa no es sencillo, sobre todo en cuanto a la gestión de gastos se refiere. Hay muchos elementos a tener en cuenta durante el proceso, por lo que la gestión financiera es una de las áreas más difíciles, y más aún si no tienes los conocimientos suficientes.

Hay algo que tienes que saber: las finanzas de tu empresa pueden determinar su éxito y, en consecuencia, es fundamental que utilices todas las herramientas que tengas a tu alcance para hacerlo de la mejor forma posible.

En este artículo voy a hablarte de herramientas y consejos que debes poner en práctica si quieres que las finanzas de tu negocio sean y permanezcan sanas.

Cómo poner orden en las finanzas de mi negocio

El primer paso para conseguir tener controlados los gastos de tu empresa es plantear de forma realista cuál es el estado de tus finanzas empresariales actualmente. No sirve de nada autoengañarse si lo que necesitas es poner remedio.

Puedes hacerlo respondiendo a preguntas como:

• ¿Registro las finanzas de mi negocio? ¿De qué manera?
• ¿Podrían ser interpretadas por alguien que no sea yo mism@?
• ¿Tengo datos suficientes registrados que me permitan sacar conclusiones?
• ¿Hago un análisis mensual, trimestral o anual de las mismas?
• ¿Me apoyo en una herramienta financiera para gestionar mis gastos?

Cuanto más positivas sean las respuestas a estas preguntas, más saludables estarán las finanzas de tu negocio y, cuanto más negativas, menos.

Cómo organizar las finanzas de mi empresa o negocio

Una vez conozcas de forma realista el estado actual de las finanzas de tu empresa, es hora de poner remedio, en mayor o menor medida. Hay algunos pasos que puedes seguir para organizar tus finanzas de forma correcta:

Planifica tus finanzas

La planificación es fundamental cuando se trata de finanzas. Es muy importante trazar y seguir un plan.

Lo primero que debes hacer es crear un presupuesto, incluso aunque tengas una pequeña empresa y consideres que tus gastos, deudas e ingresos son controlables.

¿Qué debe contener ese plan? Desde la estrategia de marketing que vas a llevar a cabo y la inversión que será necesaria, hasta el pago de los gastos más básicos de tu empresa, como pueden ser los suministros de la misma.

Te recomiendo que sea conciso y realista y que lo sigas de forma fiel. Esto no quiere decir que sea definitivo. Tendrás que revisarlo y modificarlo de forma periódica, ya que las necesidades de tu empresa irán cambiando.

Utiliza herramientas financieras

Esta es una de las formas más eficientes para manejar las finanzas de tu empresa. Herramientas hay muchas, por eso es importante analizarlas y decantarte por la que más se ajuste a tus necesidades.

Las herramientas de gestión de gastos que existen en el mercado suelen ser complementarias, es decir, es probable que una no cumpla con todas las necesidades que tiene tu empresa y sea necesario utilizar varias en paralelo.

Separa tus cuentas

Algo muy importante que debes hacer desde el momento en el que te decides a montar un negocio es separar tus cuentas personales de tus cuentas empresariales. Da igual si tu empresa es pequeña o se encuentra en un nivel bajo de desarrollo, ya que cada pequeño movimiento financiero podría generar un descontrol a final de mes.

Prevé el futuro de tu negocio

Cuando tienes una empresa, no puedes vivir en presente. Y tú dirás “no puedo controlar el futuro” y te diré que es totalmente cierto, pero sí que puedes establecer un posible futuro con la información que tienes en el presente.

Proyecta las diferentes formas en las que puede avanzar la contabilidad de tu empresa. Cuanto más lejos puedas trazar el camino, mayores ventajas tendrás en el futuro.
Te adelanto que muchas de las herramientas que existen son capaces de ofrecerte proyecciones de tus movimientos financieros futuros.

Establece un fondo de emergencia

Como te decía en el punto anterior, a pesar de que planifiques el futuro, hay muchas cosas que no podrás controlar y que pueden ocasionar gastos que no esperas, más o menos elevados. Como no sabrás el importe exacto, es recomendable contar siempre con un fondo de emergencia, que evites tocar salvo emergencias (tal y como su nombre indica).

Dentro de tu planificación inicial, incluye un porcentaje del que puedas olvidarte por completo y ve más allá. Establece un envío periódico, de la cantidad que decidas, para que ese fondo de emergencia vaya aumentando.

Si escoges una cantidad y fijas un movimiento periódico de la misma, no tendrás que preguntarte todos los meses si puedes permitirte prescindir de ese dinero.

Cómo llevar un control de los gastos de empresa

La verdadera clave para tener organizadas las finanzas de tu empresa es llevar un control de lo que gastas cada mes. Si lo tienes claro, te sorprenderá saber que no todo el mundo puede presumir de ello.
Para poder planificar y avanzar es importante saber dónde te encuentras actualmente y para ello es necesario estudiar bien los gastos que haces cada mes y, si es posible, intentar reducirlos.